QUE ES ADMINISTRA    

refiere a la actividad a través de la cual un sujeto o grupo de personas le imprimirán de orden y organización, especialmente en lo inherente a las finanzas a una empresa, organización, negocio o estado. Sin lugar a dudas la forma en la cual una persona o grupo administra un ámbito de los que mencionamos determinará su eficiente funcionamiento y por supuesto también su rendimiento. Porque está ampliamente probado que en medio de un caos, en el cual no se saben donde están las cosas o para que se sacó determinada cantidad de dinero, es imposible que cualquier organización u organismo lleguen a buen puerto en sus funciones importantes.

                                   QUE ES ADMINISTRACION

La Administración, también conocida como Administración de empresas, es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización.

Descomponiendo la definición anterior se tiene:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto . La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente.

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio, curso grama que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de tomas de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos.

                           ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN EN FORMA AMPLIA:

En cualquier organización que se aplique la administración siempre estarán presentes los

siguientes elementos:

·         Personas o recursos humanos

·         Actividades

·         Objetivos

·         Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc.

·         Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas)

Los cuales los elementos antes nombrados sirven para ayudar en forma coordenada a cumplir con nuestros objetivos

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Elementos de la fase mecánica administrativa se presentan en la siguiente forma:

Previsión: Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta los diversos cursos de acción posible.

La previsión comprende, las siguientes etapas:

Objetivos: Es la que propone los fines

Investigaciones: Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse en las situaciones.

Cursos alternativos: Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos.

Planeación: Fija tiempos de las determinaciones de las unidades que se planteen en los objetivos.

Comprende por las comprende, las siguientes etapas:

 Políticas: Principios para orientar la acción.

 Procedimientos: Secuencia de operaciones o métodos.

Programas: Fijación de tiempos requeridos.

Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones, individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

En la misma definición se ven claramente las siguientes etapas:

Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel de la organización.

Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general que de propuso.

Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeña por una persona.

Elementos de la dinámica administrativa:

Integración: Son conocimientos que se dan al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa por lo cual deben ser eficaces para realizar este funcionamiento, para mejor desarrollo.

Como etapas:

Selección: Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios

Introducción: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.

Desarrollo: Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar.

Debe analizarse también en esta etapa, la integración administrativa de las cosas.

Dirección: es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz, los planes Escogidos.

Comprende, por lo tanto, las siguientes etapas:

Mando o autoridad: Es el principio del que se deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección.

Comunicación: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada órgano siguiendo las ordenes de coordinación.

Supervisión: La función última de la administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.

Control: consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende por lo mismo tiene etapas:

Establecimiento de normas: Llevan control del comportamiento.

Operación de los controles: Funciones de técnicos y especialistas.

Interpretación de resultado: Retroalimentación en la administración.

CUALES SON LOS OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE DE LA ADMINISTRACION

a.   Posición en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera estar en relación con sus competidores.

b.   Innovación: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el desarrollo de nuevos métodos de operación.

c.   Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de producción que deben alcanzarse.

d.   Recursos físicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la adquisición y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.

e.   Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la empresa quisiera generar.

f.    Desempeño global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global.

g.   Responsabilidad pública: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida en la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades

         

       ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO                                                                                                                                                                                                                               

PLANIFICACIÓN
Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además son guía para:

1. Obtener y comprometer los recursos para alcanzar sus objetivos.
2. Desempeñar actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos.
3. El avance pueda ser controlado y medido para que cuando no sea satisfactorio, tomar medidas correctivas.

 El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A continuación se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

 Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.

ORGANIZACIÓN                                                                                                      
 Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

 Diferentes metas requieren diferentes estructuras, la organización que pretende desarrollar software necesita una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones. Producir un producto estandarizado requiere técnicas eficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de qeuipos de profesionales. Aunque estos profesionales puedan actuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran un grupo de trabajadores de una línea de montaje.

 Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

 La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

DIRECCIÓN

 Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

 La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

 Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.
     

 Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleado a hacer su mejor esfuerzo.

CONTROL

 El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. El control entraña los siguientes elementos básicos:

1. Establecer estándares de desempeño.
2. Medir los resultados presentes.
3. Comparar estos resultados con las normas establecidas.
4. Tomar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones.                                              Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos en la organización no siempre resultan como se planearon.

                       CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION

1.Su Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir  coordinación sistemática de medios. La Administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de Administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.

2.Su especificidad. Aunque la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta ( en la empresa funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser, un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.

3.Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4.Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración. Así, en una empresa forman "un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General

                          PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organizador o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc. ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

          PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION SEGÚN FAYOL 

Para Fayol, la función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo social, Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas, la función administrativa solo obra sobre el personal.

Fayol, al introducir un esquema jerárquico y al profundizar en el tema de la división del trabajo, hace un aporte fundamental hacia el desarrollo de la administración moderna.

Los 14 principios de Henry Fayol:

  División del Trabajo: el cual tiene por objeto "producir más y mejor con el mismo esfuerzo" y tiene como consecuencia, la especialización de las funciones y la separación de poderes.

  Autoridad: estos es, "el derecho a mandar y poder de hacerse obedecer".

  Disciplina: la define como "la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto". Señala como los medios de establecerla y mantenerla: a) los buenos jefes en todos los grados; b) las convenciones las más claras y equitativas que sea posible y c) las sanciones penales juiciosamente aplicadas.

  Unidad de Mando: "para una acción cualquiera un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe". Considera la dualidad de mando como fuente de perpetuo conflicto.

  Unidad de Decisión: estos es "un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto". Fayol advierte que no debe confundirse este principio con el anterior, ya que la unidad de mando se refiere al funcionamiento del personal y la unidad de dirección al cuerpo social de la empresa.

  Subordinación del Interés Particular al interés General. Se refiere a que en una institución el interés de una persona, grupo o departamento no debe primar en contra del interés de la empresa.

  Remuneración del personal: señala "que la remuneración debe ser equitativa, y en la medida de lo posible dar satisfacción a la vez, al personal y a la empresa, al patrono y al empleado.

  Centralización: considera este principio como de orden natural, ya que en todo organismo "del cerebro o de la dirección deben partir las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo"

  Jerarquía: "es la serie de jefes que va de la autoridad suprema a los agentes inferiores". La jerarquía no debe violarse, salvo los casos excepcionales en que se hace necesario el contacto directo para el éxito de una operación, siempre con la autorización de los jefes directos, utilizado para ello la conocida pasarela ideada por Fayol.

  Orden: Fayol distingue el orden material, para el cual aplica la popular fórmula de "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar", y el orden social, para el cual es preciso que haya "un lugar para cada agente y que cada agente esté en el lugar asignado".

  Equidad: "es la combinación de la benevolencia con la justicia".

  Estabilidad del Personal: el autor destaca la importancia en la permanencia del personal, principalmente el de los puestos directivos, para la buena marcha de la empresa.

  Iniciativa: establece que debe fomentarse la iniciativa de los empleados. Fayol considera superior al jefe que sabe estimular iniciativa.

  Unión del personal: considera que para aplicar efectivamente este principio, se hace necesario la unidad de mando, evitando el peligro de la división, ya que esto acarrea perjuicio para la empresa. Estima que la armonía y la unión del personal es uno de los aspectos más importantes de toda institución.

CARACTERISTICAS DE LA TEORIA BUROCRATICA Y SUS REPRESENTANTES

El modelo básico de Weber es aquél que se ajusta a las 10 caracterizaciones enunciadas. Asumir todas o algunas de tales configuraciones implica que el diseño organizacional es o tiende a la burocratización. Recordemos que todas y cada una de las alineaciones sugeridas por Weber buscan la eficiencia y la racionalidad.

Por lo tanto, Weber sugiere que el modelo de la burocracia debe estructurarse sobre la base de las siguientes características:

a.    Carácter legal de las normas y de los reglamentos.

b.    Carácter formal de las comunicaciones.

c.    Racionalidad en la división del trabajo.

d.    Impersonalidad en las relaciones de trabajo.

e.    Jerarquía bien establecida de la autoridad.

f.     Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales.

g.    Competencia técnica y meritocrática.

h.    Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (los accionistas).

i.      Profesionalización de los participantes.

j.      Completa previsibilidad del funcionamiento.

Tales características son la consecuencia de:

·         El desarrollo de las economías monetarias,

·         El crecimiento y la expansión de las tareas administrativas del Estado moderno

·         La superioridad técnica del tipo burocrático de administración.

La organización burocrática esta cohesionada por normas y reglamentos consignados por escrito y que constituyen su propia legislación. Para una empresa, sus estatutos equivalen a la Constitución para un Estado. La reglamentación organizacional lo prevé todo, como a la manera de los códigos; es exhaustiva, toca todas las áreas de la organización y procura minimizar las «lagunas». Además, las normas son racionales: están adecuados a los fines de la organización. También son legales porque confieren a las personas investidas de autoridad el poder de coacción sobre los subordinados. El objetivo de la reglamentación es la «estandarización» de las funciones de la organización, precisamente para que haya economía y racionalidad.

REPRESENTANTES

Max weber

             PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA SEGÚN TEYLOR

1. Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo, teniendo en cuenta. Cuenta (tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y herramientas.

2. Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador.

Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más capacitado.

3. Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo.

Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación:

Remuneración por unidad de trabajo. 

Una estructura de jefes o (capataces) que debido a su mayor conocimiento puedan coordinar la labor de la empresa y puedan colaborar e instruir a sus subordinados. Para Taylor debían existir varias tareas para los diferentes jefes funcionales: Jefe de programación, de tiempos y costos, de mantenimiento de asignación de material, de instrucciones de producción de control de calidad, de desarrollo de trabajo y de relaciones de personal.

División del trabajo entre directivos y operarios:

4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo: Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia.
 

    CARACTERISTICAS DE LA ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

  1. hace énfasis en las que estudia la organización como grupos de personas.                                         2. Delegación plena de la autoridad.                                                                                                                        3. se inspira en sistemas de psicología                                                                                                            4. Énfasis en las relaciones confianza y apertura.                                                                                                                                                                                                                                                                           5.  Autonomía del trabajador                                                                                                                                           6.  Dinámica grupal o                                                                                                                                          7. Confianza en las personas                                                                                                                                     8. Humanas entre los empleados interpersonales.

La teoría de las relaciones humanas (también denominada escuela humanística de la administración), desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en los Estados Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidos en el experimento de Hawthorne, Fue básicamente un movimiento de reacción y de oposición a la teoría clásica de la administración.